铂程斋--PPT的秘密(三):对牛弹琴不是牛的错

xilei 发布于 2008-6-19 21:42:00

PPT的秘密(三):对牛弹琴不是牛的错

 --PPT制作的系统分析、设计和实施策略

(一)

 在常用的办公软件里面,微软的word和excel是应用最广的,接下来就是PowerPoint,我们常说的PPT。PPT的使用很简单,从头开始学,估计1-2个小时也基本上会了,但要用好,用到极致,却不简单。因为用途不同,目标不同,投入的代价也就不同。

 一般来说,PPT有两种主要用法:一种就是简单地用于报告和单向传播,比如老师上课的电子课件、个人的工作计划总结、小学生的电子刊物,这一类用法是把PPT当成文字的替代品。

 还有一种用法是企业中常见的:用做沟通和营销的工具。很多优秀的企业,在培训员工的销售技巧时,在培训PPT方面是更是一掷千金,参加每小时2000美元人次的培训,毫不含糊,只求最贵,不求最好。

 或许,在大家看来,PPT是现代最具有商业价值的行为艺术。

 好的PPT,常常不是一个人的表演,而是一个团队合作的结果。犹如一场精心策划的演出,每一个目标都需要仔细确认,每一个步骤都需要仔细评估,每一个细节都需要反复取舍、排练,最后通过精确控制,并完美地呈现出来。
 

(二) 

 某软件公司的某个产品开发团队,接到公司老大的一项任务:准备给未来的准客户代表做一次新产品的演示。因为该客户代表在其行业里有一定的影响力。所以,产品演示的成败跟后续的工作之间的关系非常微妙。公司的目标是:只能成功,不许失败。给出2周的准备时间,由开发部牵头,市场部配合完成。开发这边事情落在产品经理小满的头上。

 任务下来了,接下来,该怎么做呢?

 如果是往常的话,小满会这样安排:他会先和程序经理商量一下,谁熟悉就由谁写内容,然后,谁写的就谁来讲。(小满讲的时候比较多,他自认为口才比那些成天只知道埋头编码的家伙好一些,至少还会说普通话。)。内容确定后,就让美工把文字、图片,美化一下,套上公司通用的模板。在正式演讲前,找一个空闲时间,预演一次。

 这种方法挺管用的,好像也没有什么大问题。不过,这一次演示事关重大,小满总有点不踏实的感觉,心里反而觉得没谱,他准备在2天后的试讲会上,邀请他的朋友老鸟来听一下,让老鸟看看有没有问题。老鸟的职业是系统分析师。

 2天后的第一次试讲以失败而告终:大家耐着性子,等程序经理把PPT上的文字一页一页地念完。小满用充满悲伤和同情的表情望着他的战友,他侧身看了看老鸟。

 老鸟问:“技术的内容太多,听起来象是一场产品技术报告会。让人听起来很累,昏昏欲睡。”

 会议室里,有不少人点头。 

 老鸟说:“可能准备得有点仓促,还好有时间还可以调整。”

 小满说:“你认为我们该如何调整呢?”

 老鸟说:“方法其实很简单:在开始之前,多问自己几个问题,就会有序的多。”

 小满说:“哪些问题呢?”
 
 老鸟说:“不忙,我们一个一个说,一步一步往前推进。如何呢?”
 
 小满说:“求之不得!”

 老鸟说:“我只是提一个方法,供你们参考,具体还是你们自己去体会。”

 小满说:“这是自然,我们不会拿了鸡毛当令箭的。如果是鹅毛,还是可以听的。”

 老鸟说:“很好。第一个鹅毛是问:PPT是讲给谁听的?”

 小满说:“一个客户。”

 老鸟说:“都知道是一个客户,关键是客户的细节要清楚:男的女的?老的少的?熟悉业务的,还是擅长技术、有关系协调能力的?要知道的非常具体、翔实。”

 小满说:“哦。他们市场部知道!我们为啥要知道这些呢?”

 老鸟说:“你们也必须要需要知道,因为这决定了你们PPT的沟通策略。你们是在跟客户进行沟通,不是在跟客户上课,不要把客户当傻瓜。你们不了解客户需要什么,你们说的再牛逼哄哄,又有什么用呢?很多领导只知道X,你却给他大谈什么XML,他会觉得你很无聊,不仅侮辱了他的人格,也侮辱了他的智商。记住,对牛弹琴不是牛的错。是这里,是弹琴的人脑壳有问题。”

 大家都笑了。

 小满说:“老鸟,姑且听之,那么,你的第二个鹅毛呢?”

 老鸟说:“第二个鹅毛是问:谁来讲更合适?”

 小满说:“你觉得呢?”

 老鸟说:“小满,我个人感觉,这个PPT由你来讲最合适。因为这个PPT需要的是对产品和市场都比较熟悉的人。产品经理本来就该做这个:站在技术和市场的中间说话,左右逢源。”

 程序经理笑道:“就是,就是。小满,本来该你讲的。我给你顶了一回,剩下的都是你的了,我可以给你打下手。本来,你就比我说话利落。”

 小满觉得言之有理,还要继续问,老鸟说先调整好了,再继续,不急,欲速则不达。


(三)

 小满花了一天时间来修改PPT的结构。程序经理做的PPT的结构,基本上只能算是一个产品的功能演示模块。做技术的人,一般都比较老实,可能是做的时候太辛苦了,所以,讲的时候,舍不得落下什么,啰哩罗嗦一大堆准备动作。按他们的逻辑讲,10分钟,初始工作还没完成呢。

 讲PPT可不是这样。小满三下五除二,砍掉一大半。按照老鸟的建议,客户的身份也落实了:是个不大不小的领导,业务精通,但是,对电脑有兴趣,不是很在行,他对市场部介绍的某个业务点兴趣特别大,估计是他的强项,或关注点。

 敌情基本摸清后,小满增加了一些内容,把PPT的整体结构重新梳理了一遍,主要包括:

 【1】产品功能简介

 【2】产品效益分析(小满觉得这是重点,虽然有点突兀,但是如果不讲的话,那么这个ppt的效果会大打折扣)

 【3】产品演示

 

 小满的逻辑是这样的:既然您老懂业务,我也就不跟你废话了,直接来讲产品应用的业务功能点,接着就直奔这次营销的主题,既然给您看了,您老快点决定啊,买还是不买啊?最后是产品演示,闲聊,搞定。


 上次试讲3天后,小满做了第二次试讲。

 大家都觉得比上次的好多了。老鸟,一边记,一边听。小满足足讲了有40分钟。其间,有人离开,外面有人扯着喉咙在喊某某电话。
 
 老鸟说:“方向基本对了。但是,细节上太粗糙了,没有很好的控制。”

 小满有点委屈,他觉得自己做的没啥问题啊,他说:“你说说看,有啥问题。”

 老鸟说:“我记了一下时间,从头到尾总共40分钟,实在是太长了。你不是在演讲,主要是交流。讲演的内容,最好控制在20分钟之内。这是大多数人能够保持注意力的一个时间范围。”

 “如果讲了5分钟,都还没有进入到关键的主题部分,那么把前面的东西砍掉。”

 “产品功能的介绍最好和产品演示放在一起进行。要演示一个功能或流程,首先要交待该功能的使用场景,然后,用户才能体会到随之而来的操作步骤,也才会有兴趣把现实的业务过程跟电子化的操作进行对比、评判。千万不要一个人在那里瞎忙活,自顾自说。不要操作太快。”

 “想办法避免演示的意外事件:不小心输入错误、程序死机,缓慢的程序响应,这些致命的偶然错误,会消耗掉听众的耐心。”

 “最好不去跟用户解释什么测试数据,在准备演示数据前,演示数据最好跟真实数据一样。再没有比使用的真实感,更能影响用户感受的办法了。”

 “讲演是沟通,好像是在聊天一样,所以语速不要太快,说话的时候,眼睛不要只看屏幕和电脑,要和主要听众有眼光上的交流。通过这种反馈,你可以控制节奏,决定哪些内容可以多停留一些,哪些可以直接跳过。”

 “第二段的产品效益分析,太露骨了,显得功利十足。其实,不如略去。在开始的部分,讲一讲产品因何需求而来,问题何在,你们的解决方法是什么,接下来就讲你们怎么理解和设计产品,设计的产品是如何使用的,一切顺乎自然,你挖好一条渠,水自然就沿着它流,结论是自然而然的,又何须多说呢?”

 小满说:“你这样讲,本来是利国利民的大好事情,反而有点强买强卖的胁迫感觉,的确坏了味道。没想到,整个PPT,那么多道道。”

 老鸟说:“不是道道多,而是稍微认真一些。做事情,不仅仅是做事情,而是在传递信任,让客户看到你们的专业。”

(四)

 第2周,小满安排了第三次试讲。老鸟听了,直说很好,很好。

 小满在上次的基础上,又做了一些小的细节调整:

 【1】为了吸引客户,他们直接把演示中最重要的结果提到了前面,一开始就让客户感到震撼:他想要的就在面前!然后再去解释系统的流程和其他特点;

 这个业务点的选择主要是针对客户特点设计的,可以提供一个非常好的切入点,事后也证明了完全正确。

 【2】对业务讲解的梳理过程,使程序经理大受启发,他们用同样的过程来设计和检查业务流程。最后,对业务流程进行了角色归纳、优化,使得业务操作更加合理、实用;

 【3】美工对标题字和图片做了精心的处理,特别是整体的配色方案在投影上看起来更加清晰、大气。

 最后,实际的PPT演示效果,出人预料。

 小满只讲了10分钟,客户已经激动的不行了。客户和自己带过来几个人一起已经在考虑如何在这个产品增加他们需要的功能,他们告诉小满,如果能做一些调整的话,那简直就太完美了。

 严格说来,小满的演示只完成了一半,但是目的已经达到了,一切OK。他跟老鸟提到这事,老鸟笑了:“结果最重要,PPT讲不讲完并不重要,重要的是,我们知道可以用它来做些什么。”


 这件事后,小满在自己的工作本上写了一段话:

 准备一个PPT,需要注意以下几个鹅毛(问题,或关键点):

 【1】谁来听?--确定受众

 【2】谁来讲?--讲话的人,也很重要

 【3】讲什么?--确立目标,设计内容

 【4】怎么讲?--细节决定成败

 【5】在排练中发现问题。---认真对待每一件事

 【6】任何时候都要关注结果。---结果最重要


 PPT只是信息时代的一种时髦工具。如何应用它,完全取决于我们自己。

 无论我们怎么用它,它都只是我们自身的一种投射,它反映出我们的思维习惯,我们的工作态度、专业品质,我们团队合作的意识,我们理解产品的角度、我们不懈努力的生活勇气。

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